Accord de sous-traitance des données

1. Objet et parties

Le présent accord, annexé aux conditions générales de vente et d’utilisation, encadre le traitement de données personnelles que l’éditeur de Qualimus, Maxime FRECH, entrepreneur individuel sous le régime de la micro-entreprise, sous-traitant, réalise pour le compte de l’entreprise cliente, responsable du traitement, conformément à l’article 28 du règlement général sur la protection des données. Il dure autant que le contrat.

2. Nature, finalité et données traitées

Le sous-traitant héberge et traite les données que le client saisit, importe ou dépose, à la seule fin de lui fournir les fonctions du service : articles, veille documentaire, approvisionnement, réceptions, contrôles, qualification des fournisseurs, stocks, et les fichiers qui s’y rattachent.

Les personnes concernées sont les utilisateurs du client et les personnes que ses données désignent, notamment les contacts de ses fournisseurs et les intervenants de ses affaires ; les données sont celles que le client y place, dont des noms, des coordonnées professionnelles et des documents.

3. Les instructions du client

Le sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du client, que constituent le contrat et l’usage que le client fait des fonctions du service. Il informe le client si une instruction lui paraît contraire à la réglementation.

4. La confidentialité

Les personnes autorisées à traiter les données sont tenues à la confidentialité. L’accès de l’assistance aux données d’un client ne se fait que depuis l’espace d’administration, protégé par une double authentification ; chaque action faite ainsi est tracée et porte la double signature de l’utilisateur et de l’administrateur.

5. La sécurité

Le sous-traitant met en œuvre les mesures suivantes : cloisonnement des données de chaque entreprise au niveau de la base de données, chiffrement des échanges, chiffrement des données au repos par les hébergeurs, mots de passe conservés sous forme d’empreinte, vérification du contenu réel de chaque fichier déposé, journal des actions sensibles, sauvegardes de la base.

6. Les sous-traitants ultérieurs

Le client autorise le recours aux sous-traitants suivants : Vercel, pour l’exécution de l’application ; Neon, pour la base de données, hébergée à Francfort ; Cloudflare, pour le stockage des fichiers, dans l’Union européenne ; Brevo, pour l’envoi des courriers électroniques du service. Le sous-traitant informe le client de tout changement de cette liste avant qu’il prenne effet, et le client peut s’y opposer en résiliant. Région d’exécution de l’application : Francfort (Allemagne), région « fra1 » de Vercel. Transferts : les données sont hébergées et traitées dans l’Union européenne : la base de données à Francfort, les fichiers dans l’Union européenne, l’application exécutée à Francfort ; Brevo est une société française. Vercel, Neon, Stripe et Cloudflare sont des sociétés américaines ou appartiennent à des groupes américains : un accès depuis les États-Unis, par exemple pour l’assistance ou l’exploitation de leur service, ne peut être exclu ; il est encadré par leurs engagements contractuels, les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, pour ceux qui y adhèrent, le cadre de protection des données entre l’Union européenne et les États-Unis.

7. L’assistance au client

Le sous-traitant aide le client à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées, notamment par l’export des données, et à respecter ses obligations de sécurité, d’analyse d’impact et de consultation de l’autorité de contrôle.

Le sous-traitant notifie au client toute violation de données personnelles sans délai injustifié après en avoir pris connaissance, à l’adresse de l’utilisateur du compte ; il est joignable à qualimus.fhm@gmail.com.

8. Le sort des données à la fin du contrat

À la fin du contrat, le client peut exporter ses données ; elles sont ensuite effacées, fichiers compris, 30 jours après le départ d’un client abonné, ou à la fin d’un essai non converti, après les avertissements prévus aux conditions générales.

9. La documentation et les audits

Le sous-traitant met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord, et permet les audits qui en découlent, dans des conditions convenues entre les parties.